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深度挖掘企業信息管理,做好深層次的流程管理

發布時間:2019-02-15  來源:杭州微宏科技有限公司所屬公司:    閱讀量:8420

深度挖掘企業信息管理,做好深層次的流程管理 

目前的流程管理中對于企業流程管理成熟度的評估性能指標之一就是與IT相關。因此如何利用好IT設備和軟件,對于企業流程管理具有重要作用。企業信息不完整會導致業務部門、企業高層、內控部門和IT部門各自為戰,容易被競爭對手各個擊破。業務部門只是關心我的業務,企業高層只關心我的戰略,內控部門只關心我的風險,IT部門只關我的系統功能。

更加細致的一點來講,目前企業的流程管理與信息化方面的融合存在著以下一些突出的問題亟需要很好地得到解決。

① 【績效管理】流程標準化做好了,但是執行非常難——

② 【紙上談兵】流程都用紙打印出來了,但是只能貼在辦公室,而且造成大量紙張的浪費。

③ 【信息孤島】集團范圍內,不能進行共享從使得信息的傳遞變得很緩慢,造成不必要問題的發生。

④ 【信息冗余】由于要收集大量平時的數據,一是無足夠容量來保存,二是大量信息的處理工作很麻煩,讓人來做的話很費時費力的,三是信息的查詢也很麻煩的。

流程軟件的應用功能所帶來的啟示

一、流程的層次性體現

一般管理者會把企業的管理劃分為戰略層、戰術層和真正執行層。而且流程管理團隊會根據這一點把企業劃分外戰略流程、核心流程和管理支持流程三個層面的流程。核心流程部分(往往是與該企業價值實現緊密關聯的流程,如供應鏈。不同的行業會有不同的內容)這是一個典型的垂直職能帶分布的流程圖,該流程圖當中把流程的風險點、關鍵控制點、流程的數據及相關的表單等都體現在每一個單元之中。

而且該圖中能夠從整個流程總圖中知道企業一些端到端的流程,知道他們之間的聯系;然后可以通過點擊相應的圖標就可以查看其所包含的子流程或具體的流程步驟等。如供應鏈管理流程,它其中有采購訂單處理流程和收貨等,其中采購訂單處理流程具體的步驟就是最右邊的圖了。而這些是非IT所能實現的。

二、一個流程體系一覽無余

流程在定義時最注重的是其六要素:輸入的資源,活動,活動的相互作用(結構),輸出的結果,顧客,價值。如何體現出六要素呢?往往會通過流程圖、流程說明書、部門/崗位職責說明書、各類流程分析表和ISO程序文件等。

上面也是有關流程設計方面的因素,還遺漏了如何確保流程執行的考慮。流程執行上可能會有流程管理制度、流程培訓管理制度、流程管理語言、流程管理發布等等。企業可以根據企業流程成熟度有重點選擇一些因素構成適合的體系。

三、通過信息化實現信息流程、資金流程和物流三者的統一

過去企業內部資金往來通常是通過各種匯款單、賬單等實現,而運用信息技術后可以用電子貨幣代替資金顯現相關數據,在企業內外部開展電子貨幣形式的業務往來,從而縮短流程周期時間,提高流程效率。

信息流程除了能夠代替資金還能夠代替事務流程,事務流通常發生在高層的決策和控制,以及中層的管理與動作上。同時,對于一個企業來說,沒有物流是不可能的,但是利用信息技術可以實現實時跟蹤,可以在任何時間、任何地點知道物品的任何狀態,而這些全部是流程管理中必須精確的。

因此,合理的信息化技術可以為企業流程管理帶來巨大的效益,但是如何各種信息系統沒有接合順利的話,他們往往成為流程執行不當的首要障礙。

四、不是軟件的問題,而是管理者如何利用軟件管理的問題

我們通過在兩家服務過的企業進行比較,發現一些啟示。前一家是利用了軟件,而且通過軟件實現了流程圖、流程表單、流程制度及ISO相關的信息實現了共享和更新。但也發現:技術很難到達現場,因為現場比較難落地,網絡和電腦設備比較難找。;而下一家公司沒有專門的流程軟件,因此也沒有與其他的系統的數據進行連接,更不用說信息的共享了。但是他們把或作業指導書與現場結合得很好,他們把基本的流程或作業指導書粘貼在現場的看板,從而一線的操作員工能夠第一時間看到,但他們的培訓及其他都沒有做到位,從而導致設計好的流程沒有真正去執行。這真正原因是數據不通所導致的問題,而企業當中很多的問題都是這樣產生的。如上一家公司我們已經利用軟件把基本流程梳理出來了,而且所需輸入和輸出的信息都已作出規定及說明,但是還是出現了一些問題;如流程執行不到位、執行中出現問題時沒有獎罰措施等問題。

而做的比較好的企業這些信息的鏈接就處理得非常出色,如華為、海爾等等。并且他們都會利用系統把優化前后的情況進行鮮明的對比,從而更加讓人們看到企業流程管理所帶來的成效。

實際上目前有很多的流程管理軟件也做得不錯,但是得注意的是他們只是流程的載體。但是如果他們沒有利用好的話,你在替代他們的方面就會有很大的成本。從面向功能的ERP到面向流程的ARIS或SAP等。同時,現在很多企業在流程管理上有一個通病:不同的系統出不同的流程,同一系統出了多種流程。比如,上ERP系統出了一個流程,做ISO也出相應的流程。另外,因為不同管理者關心的重點不一樣,不同部門針對同一程序的流程都不盡相同。這就好比給一個人拍照,有人需要正面照,有些需要側面照,有人需要背影。理想的方法應該是,先有一個人的整體模型,需要什么角度的照片,就給哪個角度的照片。落實到企業流程上來也是一樣的道理,在唯一的流程下,各個部門按照各自所屬的流程去運作。

現在有很多業務流程管理走在前面的企業,已經開始把原來散落在不同部門、不同的領域、不同的主題而產生的這些流程數據整合,形成統一的業務流程。這就需要尋找到整合流程的切入點。不管從哪個切入點下手,最終都將擴充到對整個系統的業務流程的整合。

總結:

要實現企業深層次的業務流程,需要從兩個層面上來看:

第一,企業的流程管理需要有統一的平臺。對于描述流程架構的數據,需要有統一的存放地點。這個是做好業務流程管理堅實的基礎。

第二,需要收集大量的數據來支持企業的流程。當企業流程模塊化之后,需要清楚的了解為這個流程服務的員工的人數、設備的配置等等數據支撐流程,這些也是企業需要做的基礎工作。在這個前提下,我們就能夠去探索如何建立一個靈活、規范、標準的流程架構,之后再把這個流程架構的信息“無縫”傳遞到SOA對應的數據庫里面去,從而保證了在業務層面上,流程架構到軟件功能的過渡順利進行。

 

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